Gestionale per Hotel: Quali funzioni deve avere

Quando si avvicina la bella stagione, le strutture alberghiere sono sempre sommerse di richieste (si spera per loro) e può diventare difficile la gestione di un numero così alto di chiamate. Inoltre grazie anche ai diversi siti di prenotazione online, agenzie di viaggi, offerte a destra e a manca è necessario essere al passo in un mercato così competitivo. Quindi un buon hotel deve contare su un software gestionale molto efficiente, come ad esempio può essere Virgil. Ma quali funzione deve avere un PMS – Property Management System?

Booking Engine

Visto il tipo di mercato in cui ci ritroviamo un PMS deve essere efficiente e veloce quindi una caratteristica che gli si richiede è di essere multi-piattaforma. I migliori PMS infatti sono web-based in modo da non richiedere nessuna installazione, ma solo il login al sito internet del programma a cui si può accedere dal computer oppure dallo smartphone, con un’interfaccia che si adatti ai diversi dispositivi.

Il PMS deve integrare all’interno delle sue funzioni il booking engine, in pratica la colonna portante dell’hotel. Il booking engine consiste nella disintermediazione alberghiera, quindi l’insieme di pagine, interfacce e altro che permettono ai clienti di conoscere i costi e le offerte dell’hotel.

Un buon booking engine non solo presenta l’offerta, ma anche tutte le possibili variazioni, come servizi extra, disponibilità. tariffe speciali e così via. I servizi di booking engine si riassumono tutti nello stesso obiettivo: una volta arrivato lì, il cliente non deve aprire nessun’altra pagina. È necessaria una interfaccia accattivante e semplice in modo che anche gli utenti meno esperti possono scegliere camera, servizi e data, prenotare, inserire i propri dati e confermare senza sforzi o dubbi.

Channel manager

Un problema che affligge gli albergatori che non dispongono di un buon PMS è l’overbooking il non allineamento tra le offerte in mostra e le reali condizioni di un hotel.

Un software gestionale degno di questo titolo deve pertanto occuparsi anche di channel manager.

In pratica se il PMS può regolare automaticamente le condizioni di vendita (prezzi, disponibilità, restrizioni) allora si riduce a zero la possibilità di commettere errori che possono portare recensioni negative all’hotel (in un mercato in cui una recensione negativa è forte come un colpo di pistola).

Nella gestione del channel manager, il gestionale deve occuparsi quindi di gestire le vendite tutto dallo stesso strumento, aggiornando automaticamente i dati sui diversi siti.

La comunicazione deve essere a due vie, nel senso che da un lato il responsabile aggiorna i dati (e il software gestionale aggiorna automaticamente tutti i siti collegati) e dall’altro deve potersi occupare delle prenotazioni dei clienti, aggiornando anche in quel caso.

Registri e statistiche

Ad ogni pagamento effettuato dai clienti deve ovviamente essere rilasciata una fattura e si aggiornano i registri dell’hotel. Il software gestionale deve automaticamente inviare quanto spetta al cliente e aggiornare il registro dell’hotel, sfruttando quindi i mezzi elettronici liberandosi del costo e dello spreco della carta.

Infine fatture e registri sono dati che possono essere utilizzati a fini statistici. Alcune funzioni finanziare della struttura alberghiera (come l’invio delle statistiche all’ISTAT) saranno svolte dal programma gestionale, senza contare l’immenso aiuto per quanto riguarda il lato marketing; l’albergo, nella gestione del revenue hotel – cioè la promozione del sito, tariffe, social, mailing list ecc. – non deve improvvisare prezzi e promozioni, bensì seguire delle linee guida che andranno via via a definirsi e aggiornarsi tramite appunto le importanti statistiche.